Externe Speichermedien, vor allem externe Festplatten, sind zum Zwecke der Datensicherung unverzichtbar. Das regelmäßige und fortlaufende Abspeichern von Dokumenten an denen man arbeitet ist ein Muss um auf Rechnerabstürze und Stromausfälle vorbereitet zu sein und nach Behebung des Problems ohne Datenverlust fortfahren zu können. Datensicherung auf externen Laufwerken bietet im Vergleich zur Speicherung auf im Rechner fest verbauten Laufwerken größere Sicherheit. Falls der Zugriff auf die internen Speichermöglichkeiten aufgrund von Defekten oder Fehlfunktionen nicht mehr möglich ist, kann man auf das Backup der externen Festplatte zurückgreifen. Diese eignen sich aufgrund ihrer hohen Speicherkapazität zusätzlich für den Datenaustausch oder zur Sicherung größerer Datenbestände auf einem einzigen, bequem transportablen Datenträger.
Jeder Mensch mit rechnergestütztem Arbeitsplatz wird früher oder später mit Systemproblemen und im schlimmsten Fall mit Datenverlusten konfrontiert werden, die die Weiterführung der Arbeit für bestimmte Zeit unmöglich macht. Auf diesen Moment sollte jeder User vorbereitet sein, dieser Umstand macht externe Speicher so wertvoll. Nichts ist frustrierender als den fast fertigen Bericht noch einmal von vorne beginnen zu müssen oder nochmals die erste Seite der Steuererklärung auszufüllen. Externe Festplatten haben vielfältiges Potential einem den Tag zu retten.
Angesichts der geringen Kosten für externe Festplatten gibt es eigentlich keine Alternative, vielfältige Einsatzszenarien und günstige Preise machen diese Investition attraktiv.